План соответствия Альянса

ЦЕЛЬ

Программа соответствия требованиям Центральнокалифорнийского альянса здравоохранения (Альянса) гарантирует, что организация и ее сотрудники действуют в соответствии с договорными, нормативными и законодательными требованиями. С помощью своей Программы соответствия требованиям Альянс поддерживает свою деловую деятельность в соответствии с этими требованиями. Альянс проявляет должную осмотрительность для предотвращения и выявления преступного поведения и при необходимости принимает корректирующие меры для обеспечения соответствия своей деловой деятельности регулирующим требованиям. Альянс продвигает организационную культуру, которая поощряет этичное поведение и приверженность соблюдению закона. Альянс принимает соответствующие меры для обеспечения того, чтобы его сотрудники знали требования и последовательно работали над их выполнением. Чтобы сохранить свою независимость, Программа соответствия требованиям Альянса действует независимо от операционных и программных областей, не опасаясь последствий за выявление несоответствия.

Ниже приводится описание того, как Альянс следует рекомендациям Программы эффективного соблюдения норм и этики, опубликованной Комиссией по вынесению наказаний США.

ПИСЬМЕННЫЕ ПОЛИТИКИ, ПРОЦЕДУРЫ И СТАНДАРТЫ ПОВЕДЕНИЯ

Политики и процедуры обеспечивают понимание и выполнение членами Совета директоров, сотрудниками и подрядчиками, включая поставщиков сетевых услуг, субподрядчиков и субподрядчиков, работающих с конечными потребителями, своих обязанностей в соответствии с нормативными и договорными обязательствами и применимым законодательством. Альянс поддерживает политики и процедуры, демонстрирующие соответствие соответствующим требованиям, и вносит обновления по мере необходимости, отражая изменения в операциях и требованиях. Сотрудники отдела соответствия регулярно рассматривают предлагаемые изменения в политиках и процедурах и реагируют на потребности, выявленные в ходе мониторинга программы. Политики и процедуры разрабатываются в соответствующих отделах, рассматриваются и утверждаются в рамках процесса приема политик. Сотрудники отдела соответствия используют программное обеспечение для управления соответствием, чтобы обеспечить пересмотр и/или обновление всех политик Альянса не реже одного раза в год. Политики и процедуры доступны всем сотрудникам через библиотеку политик Альянса, расположенную во внутренней сети организации.

Департамент по обеспечению соответствия требованиям поддерживает ряд политик, реализующих настоящий План обеспечения соответствия требованиям, включая, помимо прочего, следующее:

• Политики, описывающие обязательства членов Совета директоров, сотрудников и подрядчиков плана по сохранению конфиденциальности защищенной медицинской информации (PHI) в соответствии с требованиями Закона о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) и деятельностью Программы HIPAA;
• Политики, описывающие Программу целостности программ Альянса, включая процедуры, направленные на предотвращение, обнаружение, расследование и устранение случаев мошенничества, растрат и злоупотреблений (FWA);
• Политики, касающиеся сообщения о несоблюдении требований, расследования и разрешения случаев несоблюдения требований;
• Политики, касающиеся надзора за делегированными организациями, включая субподрядчиков и субподрядчиков нисходящего потока, а также за деятельностью Программы надзора за делегированными полномочиями; а также
• Политика в отношении регулирующих аудитов и деятельности Программы внутреннего аудита и мониторинга

Полный список политик Департамента по обеспечению соответствия можно найти в Приложение.

Кроме того, План соответствия включает Кодекс поведения, включенный в отдельный документ, который направляет членов правления Alliance, сотрудников и подрядчиков в ведении их деловой деятельности профессиональным, этичным и законным образом. Отдел кадров также отражает эти ожидания в своем Справочнике для сотрудников. Помимо того, что они доступны сотрудникам Alliance, этот План соответствия и Кодекс поведения публично размещены в интранете Alliance.

СТРУКТУРА И НАДЗОР

Правление Альянса – Правление Альянса (Правление) отвечает за надзор за Программой соответствия. Правление получает и утверждает отчеты по Программе соответствия, включая: (1) устное обновление информации не реже одного раза в год; (2) ежеквартальные письменные отчеты о тенденциях, рисках, деятельности и результатах соблюдения требований, переданные через Комитет по соблюдению требований; и (3) внеплановые сообщения о существенных нарушениях, если это необходимо. Эти отчеты включают обзор деятельности Программы соответствия, результаты внутренних и внешних аудитов, а также отчеты о других вопросах, связанных с соблюдением требований. Для обеспечения осведомленности Правления о содержании и функционировании Программы соответствия Альянса, члены Правления проходят обучение по вопросам соблюдения требований, включая обучение по предотвращению мошеннических схем, при назначении и ежегодно после этого. Правление также отвечает за рассмотрение и утверждение изменений в Плане соответствия и Кодексе поведения Альянса, которые вносятся как минимум ежегодно.

Директор компании – Генеральный директор (CEO) осуществляет исполнительный надзор за Программой соответствия и участвует в работе Комитета по соблюдению нормативных требований для обеспечения межфункциональной подотчетности, определения приоритетов и разрешения рисков. Директор по вопросам соответствия (CCO) подчиняется непосредственно генеральному директору, а также имеет прямой доступ к Совету управляющих Альянса, включая возможность, при необходимости, передавать важные вопросы соответствия вышестоящему руководству.

Комитет по соблюдению – Комитет по соблюдению нормативных требований служит основным органом управления Альянса для оценки, определения приоритетов и направления решения организационных рисков, тенденций и проблем, связанных с соблюдением нормативных требований. Члены Комитета обладают достаточными полномочиями по надзору и принятию решений, чтобы обеспечить своевременное, полное и эффективное решение выявленных проблем, связанных с соблюдением нормативных требований.

Комитет подотчетен Совету директоров, состоит из постоянных представителей уровня директоров и руководителей высшего звена из всех подразделений организации и возглавляется директором по соблюдению нормативных требований. Помимо постоянных членов, в комитете могут участвовать внештатные члены уровня директоров, когда риски, связанные с соблюдением нормативных требований, аудиты, расследования или вопросы регулирования затрагивают их функциональные области.

Комитет по соблюдению нормативных требований контролирует и управляет Программой соблюдения нормативных требований Альянса, а также руководит и поддерживает директора по соблюдению нормативных требований в разработке, внедрении и обеспечении постоянной эффективности Программы соблюдения нормативных требований. Заседания Комитета по соблюдению нормативных требований обычно проводятся ежемесячно, но не реже одного раза в квартал, и могут созывать дополнительные заседания по мере необходимости для решения возникающих или неотложных вопросов, связанных с соблюдением нормативных требований. Дополнительные обязанности Комитета по соблюдению нормативных требований включают, помимо прочего:

• Рассмотрение информации о новых требованиях или изменениях в существующих требованиях, поступающей от директора по вопросам соблюдения нормативных требований, сотрудников отдела по соблюдению нормативных требований или сотрудников отдела по связям с государственными органами, и определение необходимых шагов для их внедрения;
• Анализ и принятие мер в отношении обостренных рисков и проблем, связанных с соблюдением нормативных требований, включая определение надлежащего порядка действий, необходимых участников, корректирующих мер, а также внутренних и внешних каналов отчетности;
• Рассмотрение и утверждение ежегодной оценки рисков в области соблюдения нормативных требований и оперативного урегулирования споров, разработанной сотрудниками отдела по соблюдению нормативных требований; контроль за результатами аудиторской и мониторинговой деятельности, указанной в плане работы по внутреннему аудиту и мониторингу, а также переоценка рейтингов рисков и планов работы по мере необходимости на основе результатов мониторинга, результатов аудита и появляющихся индикаторов риска;
• Ежегодный пересмотр и, при необходимости, обновление Кодекса поведения и Плана обеспечения соответствия;
• Обеспечение эффективности и надлежащего завершения обучения и повышения квалификации по вопросам соблюдения нормативных требований и предотвращения злоупотреблений;
• Анализ областей несоответствия и контроль за разработкой, внедрением, своевременностью и эффективностью планов корректирующих и превентивных мер (ПКР), как корректирующих, так и превентивных, направленных на смягчение проблем, связанных с соблюдением нормативных требований, или мер, налагаемых регулирующими органами;
• Контроль за деятельностью делегированных организаций, включая субподрядчиков Альянса, субподрядчиков, работающих в сегменте переработки и сбыта, организаций первого уровня, организаций, работающих в сегменте переработки и сбыта, и связанных с ними организаций (FDR), с целью обеспечения соответствия их деятельности по делегированным функциям договорным, правовым и нормативным обязательствам, а также стандартам Альянса;
• Осуществление надзора за деятельностью Альянса по обеспечению целостности программы с целью предотвращения, выявления, расследования и разрешения потенциальных и фактических случаев мошенничества и злоупотреблений как внутри организации, так и через уполномоченные организации и поставщиков услуг; и,
• Обеспечение внедрения Альянсом соответствующих мер безопасности, включая административную политику и процедуры, для защиты конфиденциальности PHI и обеспечения соблюдения требований HIPAA.

Комитет по соблюдению нормативных требований осуществляет надзор за Программой соблюдения нормативных требований Альянса, изложенной в настоящем Плане соблюдения нормативных требований, по всем направлениям деятельности Альянса, включая Medi-Cal, Medicare Advantage (TotalCare (HMO D-SNP)) и услуги по поддержке на дому (IHSS), обеспечивая надлежащее выявление, эскалацию и устранение рисков, связанных с соблюдением нормативных требований, аудитов, мероприятий по мониторингу и корректирующих действий в каждом направлении деятельности.

Помимо Комитета по соблюдению требований, в Альянсе действуют и другие комитеты, которые контролируют выполнение договорных, правовых и нормативных обязательств, в том числе:

Комитет по улучшению качества и справедливости в здравоохранении

Комитет по улучшению качества и справедливости в здравоохранении (QIHEC) отслеживает прогресс в выполнении плана работы по улучшению качества, контролирует деятельность по управлению использованием и получает отчеты от Комитета по фармацевтике и терапии. Кроме того, Комитет контролирует различные мероприятия плана, включая: стимулы на основе ухода, результаты HEDIS, анализ и предлагаемые вмешательства, управление заболеваниями и образовательные программы, культурные и языковые инициативы, жалобы и потенциальные проблемы с качеством, проекты по использованию отделений неотложной помощи и ежегодный обзор руководств Alliance по профилактическому здравоохранению. QIHEC регулярно отчитывается о своей деятельности перед Советом.

Комитет по рассмотрению жалоб персонала

Комитет по рассмотрению жалоб персонала (SGRC) отслеживает и сообщает о тенденциях в жалобах членов организации и спорах с поставщиками услуг для оценки своевременности, целесообразности разрешения и возможностей для улучшения процессов на более ранних этапах. SGRC сосредоточен на выявлении повторяющихся проблем и системных факторов неудовлетворенности, а также на разработке рекомендаций по улучшению операционной деятельности для предотвращения повторения проблем. SGRC регулярно отчитывается о своей деятельности перед Междисциплинарной рабочей группой по улучшению качества медицинской помощи и Советом директоров.

Директор по соответствию – Директор по соблюдению нормативных требований (CCO), под руководством генерального директора, руководит Программой соблюдения нормативных требований в поддержку целей Альянса, обеспечивает исполнительное руководство в разработке, внедрении и мониторинге Программы соблюдения нормативных требований Альянса, выполняет функции сотрудника по защите конфиденциальности HIPAA и сотрудника по предотвращению мошенничества, а также возглавляет Комитет по соблюдению нормативных требований в соответствии с его Уставом. CCO реализует Программу соблюдения нормативных требований под управлением, надзором и руководством Комитета по соблюдению нормативных требований. CCO напрямую подчиняется Совету директоров, предоставляя ему регулярные отчеты и обновления о деятельности Программы соблюдения нормативных требований, включая вопросы, переданные на рассмотрение Комитета по соблюдению нормативных требований. CCO отвечает за надзор за реализацией Программы соблюдения нормативных требований, включая определение структуры программы, требований к обучению, механизмов отчетности и подачи жалоб, процедур реагирования и исправления нарушений, а также ожиданий в отношении соблюдения нормативных требований от всего персонала и подрядчиков. В случае недоступности CCO, директор по соблюдению нормативных требований выполняет функции резервного сотрудника по соблюдению нормативных требований, сотрудника по защите конфиденциальности и сотрудника по предотвращению мошенничества. CCO, в координации с Комитетом по соблюдению нормативных требований и персоналом, обеспечивает выполнение следующих действий:

• Обеспечение периодического предоставления генеральному директору и совету директоров обновленной информации по Программе обеспечения соответствия;
• При необходимости сообщать в Комитет по соблюдению нормативных требований и/или Совет директоров о существенных рисках, связанных с соблюдением нормативных требований, результатах расследований, выводах аудита и системных проблемах;
• Обеспечение того, чтобы программы Альянса по соблюдению нормативных требований, включая Программу надзора за делегатами, Программу HIPAA, Программу внутреннего аудита и мониторинга и Программу обеспечения целостности программ, соответствовали соответствующим государственным и федеральным требованиям, отвечали потребностям Альянса и были эффективны в выявлении, смягчении и, в конечном итоге, предотвращении рисков, связанных с несоблюдением нормативных требований;
• Обеспечение наличия процессов и механизмов отчетности, которые побуждают сотрудников сообщать о предполагаемых нарушениях, злоупотреблениях служебным положением, разглашении конфиденциальной медицинской информации или других неправомерных действиях без страха перед ответными мерами;
• Обеспечение наличия эффективной программы обучения соблюдению нормативных требований и осведомленности персонала о Программе соблюдения нормативных требований Альянса, Кодексе поведения, а также обо всех применимых законодательных и нормативных требованиях, относящихся к их должностным обязанностям;
• Обеспечение эффективных процессов, позволяющих осуществлять двустороннюю связь между Отделом по обеспечению соответствия и персоналом Альянса, чтобы сотрудники были в курсе новых и изменяющихся требований и знали, как сообщать о несоблюдении, подозрении на нарушение правил или других неправомерных действиях, не опасаясь ответных мер; а также
• Обеспечение реализации планов корректирующих действий (ПКД) при выявлении нарушений в соответствии с указаниями и надзором Комитета по соблюдению требований, а также обеспечение того, чтобы ПКД устраняли выявленную первопричину для долговременного решения проблемы.

Директор по соблюдению норм – Директор по соблюдению, под руководством CCO, выполняет и контролирует Программу соответствия в поддержку целей Альянса, руководит функцией соответствия Альянса и возглавляет Комитет по соблюдению. Директор по соблюдению отвечает за реализацию Программы соответствия, включая обеспечение реализации Плана соответствия, поддержание механизмов отчетности и подачи жалоб, руководство процедурами реагирования и исправления, а также рекомендацию изменений в Программу соответствия для удовлетворения организационных потребностей. Директор по соблюдению, в координации с Комитетом по соблюдению и персоналом, обеспечивает выполнение следующих мероприятий:

• Передача информации о рисках, связанных с соблюдением нормативных требований, расследованиях и системных проблемах в Комитет по соблюдению нормативных требований в соответствии с установленной системой оценки рисков и эскалации;
• Руководство и контроль программ соответствия Альянса, включая Программу надзора за делегированием полномочий, Программу HIPAA, Программу внутреннего аудита и мониторинга и Программу целостности программ, для обеспечения соответствия заявленным целям CCO;
• Взаимодействие с операционными подразделениями компании, участие в повседневной деятельности компании и знание ее сути;
• Поддержание процессов, побуждающих сотрудников сообщать о потенциальных проблемах с соблюдением требований, не опасаясь ответных мер;
• Обеспечение рассмотрения сообщений о потенциальных случаях FWA, раскрытия закрытой медицинской информации и несоблюдения требований, включая надзор за внутренними расследованиями и разработку корректирующих или дисциплинарных мер, если это необходимо;
• Ведение документации по каждому полученному сообщению о потенциальном несоответствии или FWA;
• В сотрудничестве с отделом кадров Альянса разрабатываются программы обучения, обеспечивающие осведомленность персонала о Программе соответствия Альянса, Кодексе поведения и всех применимых законодательных и нормативных требованиях;
• Поддержание механизма отчетности о соответствии и инициирование аудитов через Программу внутреннего аудита и мониторинга, операционные отделы и функцию обеспечения целостности программы, где это применимо;
• Обеспечение того, чтобы Альянс не нанимал и не заключал контракты с лицами, исключенными из участия в федеральных программах. Эта функция была делегирована Отделу кадров Альянса, Отделу услуг поставщиков и Отделу административных контрактов; и,
• Контроль за разработкой и внедрением планов действий.

Менеджер по обеспечению соответствия – Менеджер по соблюдению нормативных требований подчиняется директору по соблюдению нормативных требований и отвечает за управление повседневной деятельностью основных функций программы соблюдения нормативных требований, включая программу внутреннего аудита и мониторинга, программу надзора за делегированными полномочиями и координацию аудита регулирующих органов.

Специалисты по соблюдению нормативных требований Специалисты по соблюдению нормативных требований отвечают за выполнение повседневной оперативной работы, связанной с реализацией Программы надзора за делегатами Альянса и Программы внутреннего аудита и мониторинга. Специалисты по соблюдению нормативных требований также отвечают за управление регуляторными проверками, включая запросы документов до и во время проверки, логистику и координацию любых необходимых корректирующих действий. При необходимости могут быть назначены и другие обязанности.

Менеджер по обеспечению целостности программы – Менеджер по обеспечению целостности программы подчиняется директору по соблюдению нормативных требований и отвечает за управление повседневной деятельностью программ Альянса по обеспечению целостности программы и защите конфиденциальности HIPAA, включая надзор за предотвращением злоупотреблений, связанных с несанкционированным доступом к информации (FWA); проведение расследований и связанных с ними мероприятий по урегулированию; подготовку нормативной отчетности; прием сообщений об инцидентах, связанных с нарушением конфиденциальности HIPAA, и оценку рисков утечки данных; а также координацию корректирующих действий и мер по смягчению последствий. В координации с руководством отдела по соблюдению нормативных требований этот менеджер также курирует расследования нарушений нормативных требований, о которых сообщается и которые поступают через каналы отчетности Альянса, определенные в настоящем Плане соблюдения нормативных требований.

Специалисты по обеспечению целостности программ Специалисты по обеспечению целостности программ отвечают за выполнение повседневной оперативной работы в поддержку программ Альянса по обеспечению целостности программ и защите конфиденциальности HIPAA, включая расследование потенциальных случаев злоупотреблений служебным положением; расследование инцидентов, связанных с нарушением конфиденциальности HIPAA, и оценку рисков утечки данных; проверку претензий, медицинских записей и защищенной медицинской информации; документирование результатов расследования; и координацию действий с внутренними и внешними сторонами. Специалисты передают на рассмотрение вышестоящим инстанциям вопросы, связанные с расследованиями и конфиденциальностью, в соответствии с системой оценки рисков и эскалации, разработанной Департаментом соответствия.

Менеджер по вопросам нормативного регулирования– Менеджер по вопросам регулирования подчиняется директору по вопросам соответствия и отвечает за управление повседневной деятельностью отдела регулирования Альянса, который включает анализ и мониторинг государственной и федеральной политики, законодательства и нормативных актов, влияющих на Альянс; поддержание систем и процедур для приема, оценки и внедрения политик регулирования и законодательной информации; а также обеспечение представления своевременной и точной отчетности по программам регулирующим органам.

Специалисты по вопросам регулирования – Специалисты по вопросам регулирования отвечают за проведение повседневной оперативной работы, связанной с внедрением новых требований, разработкой и поддержанием политики, нормативной отчетностью и нормативными документами. Другие обязанности могут быть назначены по мере необходимости.

Менеджер программы обеспечения соответствия требованиям Medicare Менеджер программы соответствия требованиям Medicare подчиняется руководителю отдела по соблюдению нормативных требований (CCO) и отвечает за поддержку повседневной работы интегрированной программы соответствия требованиям Medicare в рамках Альянса, включая требования Medicare Advantage и D-SNP. В обязанности входит надзор и поддержка мониторинга соответствия требованиям Medicare, аудит, отслеживание проблем, подготовка нормативной отчетности и корректирующих действий, а также обеспечение общего соответствия требованиям и рекомендациям CMS. Менеджер программы соответствия требованиям Medicare координирует работу с сотрудниками отдела по соблюдению нормативных требований и операционными подразделениями, а также передает информацию о рисках и проблемах, связанных с соблюдением требований Medicare, в соответствии с системой оценки рисков и эскалации, разработанной отделом по соблюдению нормативных требований.

Менеджер программы соответствия NCQA Менеджер программы соответствия NCQA подчиняется директору по вопросам соответствия и отвечает за управление повседневной деятельностью программ соответствия и аккредитации NCQA Альянса. В обязанности входит контроль готовности к проверкам NCQA, внедрение стандартов NCQA, управление доказательствами, мониторинг соответствия, корректирующие действия и подача документов в регулирующие органы в соответствии с требованиями NCQA. Менеджер программы соответствия NCQA координирует работу с сотрудниками отдела соответствия и оперативными подразделениями, а также передает информацию о рисках и проблемах, связанных с соответствием NCQA, в соответствии с разработанной отделом соответствия системой оценки рисков и эскалации.

Директор по связям с государственными органами – Директор по связям с правительством является основным контактным лицом плана здравоохранения с внешними регулирующими и государственными органами. Директор по связям с правительством отслеживает законодательные, нормативные и договорные требования для выявления новых или изменяющихся политик, стандартов, законов и положений, которые могут повлиять на операции плана, и обеспечивает их передачу в соответствующие отделы для рассмотрения и внедрения.

ОБРАЗОВАНИЕ И ОБУЧЕНИЕ

В рамках ориентации и обучения сотрудники Alliance информируются о приверженности Alliance соблюдению договорных, нормативных и правовых стандартов. Новые сотрудники проходят общее обучение по соблюдению и получают копию Плана соответствия, Кодекса поведения, а также политик и процедур, относящихся к должностным обязанностям данного лица, где это применимо.

Общие тренинги по соблюдению требований проводятся через Alliance Learning Center (ALC), веб-модуль обучения, для всех сотрудников при первоначальном найме. Подразделение обучения и развития обеспечивает, чтобы все сотрудники прошли обучение Кодексу поведения и Плану соответствия требованиям Alliance в течение 90 дней с даты найма и ежегодно после этого.

Сотрудники проходят обучение по Кодексу поведения и Плану соответствия Альянса, включая, помимо прочего:

• Политики и процедуры, имеющие отношение к их должностным функциям, для обеспечения соблюдения требований;
• Функция обеспечения целостности программы Альянса, включая информацию о Законе о ложных заявлениях и Законе о борьбе с откатами;
• Обучение соблюдению требований HIPAA с упором на конфиденциальность защищенной медицинской информации;
• Обзор проблем с соблюдением требований и как сообщать о потенциальном несоблюдении или FWA; а также
• Как сообщить о предполагаемом несоблюдении закона или политики сотрудникам отдела по обеспечению соответствия.

Чтобы оценить эффективность этого обучения, сотрудники должны пройти предварительное тестирование перед определенным учебным модулем и последующее тестирование после завершения обучения. Результаты этих тестов указывают на улучшение понимания Программы соответствия Альянса посредством эффективного обучения. Сотрудники должны набрать проходной балл 80% в последующем тесте для завершения учебного модуля.

Члены совета получают копию Плана соответствия, Кодекса поведения, а также политик и процедур, относящихся к их назначению, в рамках их ориентации. Кроме того, члены совета проходят общее обучение по соответствию, включая обучение по профилактике FWA, в рамках их ориентации и ежегодно после этого.

Сотрудники отдела по обеспечению соответствия также постоянно отслеживают отчеты, чтобы обеспечить проведение следующего необходимого обучения:

• Для сотрудников службы поддержки участников обучение должно охватывать политику и процедуры Альянса; услуги, требуемые по контракту для всех участников; как пользоваться услугами в рамках программы Medi-Cal; как получить доступ к выделенным услугам; как получить направления к ресурсам сообщества; как помогать участникам с ограниченными возможностями и хроническими заболеваниями; а также обучение по вопросам разнообразия, равенства и инклюзивности (DEI).
• Для сотрудников, выполняющих обязательства в соответствии с МОВ, обучение должно охватывать порядок подачи жалоб и порядок разрешения споров между сторонами МОВ.
• Для сетевых поставщиков обучение включает обзор программы управляемого медицинского обслуживания Medi-Cal; покрываемые услуги, политики и процедуры для клинических протоколов, регулирующих предварительное разрешение и управление использованием; как обращаться за выделенными услугами и координировать уход за ними; профилактические медицинские услуги, включая ранний периодический скрининг, диагностику и тестирование (EPSDT); требования к медицинской карте и кодированию; требования к программе управления здоровьем населения; доступ для участников, включая стандарты времени ожидания приема, телефонный доступ, услуги перевода и языковой доступ; безопасные методы обмена данными; права участников; обучение DEI; и расширенные директивы по здравоохранению.

ЭФФЕКТИВНЫЕ ЛИНИИ КОММУНИКАЦИИ

Альянс располагает формальными и рутинными механизмами коммуникации, доступными для персонала, подрядчиков и членов. Альянс способствует коммуникации посредством различных встреч и процессов, включая заседания Совета директоров, заседания Комитета по соблюдению, Операционный комитет, Процесс административного обзора контрактов, Процесс приема политики, собрания всех сотрудников, регулярные заседания департаментов, заседания внутренних комитетов и специальные коммуникации поставщиков и членов. Кроме того, информация передается членам Совета директоров, сотрудникам, подрядчикам и членам посредством рассылки по электронной почте, внутренних и внешних веб-сайтов, отчетов, информационных бюллетеней и справочников.

Политики и процедуры гарантируют, что сотрудники понимают и выполняют свои обязанности в соответствии со своими должностями и применимым законодательством. Сотрудники несут ответственность за соблюдение политик и процедур, относящихся к должностным инструкциям, а подрядчики несут ответственность за соблюдение своих договорных обязательств.

Альянс ожидает, что все члены Совета директоров, сотрудники и подрядчики будут сообщать о нарушениях законодательства, включая несоблюдение требований, неэтичное и/или незаконное поведение. Все вопросы, касающиеся потенциального нарушения FWA или HIPAA, должны быть немедленно сообщены в Отдел по соблюдению законодательства для расследования сотрудниками этого отдела. Сообщения о несоблюдении стандартов расследуются руководителями и/или сотрудниками и руководством Отдела по соблюдению законодательства, в зависимости от ситуации. Кроме того, сообщения о несоблюдении требований или других существенных проблемах с соблюдением законодательства передаются в рамках системы оценки рисков и эскалации Отдела по соблюдению законодательства и направляются в Комитет по соблюдению законодательства при достижении пороговых значений эскалации. Комитет по соблюдению законодательства рассматривает эти сообщения и обеспечивает внедрение корректирующих мер и контроль за их эффективностью.

Alliance призывает сотрудников обсуждать проблемы напрямую со своим руководителем или менеджером, сотрудниками отдела по соблюдению нормативных требований, директором по кадрам или главным административным сотрудником. Если сотрудники не чувствуют себя комфортно, сообщая о проблемах напрямую, они могут сделать это анонимно через горячую линию конфиденциального раскрытия информации. Сотрудники могут быть уверены, что они могут сообщать о проблемах или опасениях по поводу соблюдения нормативных требований без риска преследования. Alliance придерживается политики нулевой терпимости к преследованию или возмездию в отношении любого сотрудника, который добросовестно сообщает о предполагаемом неправомерном поведении.

Горячая линия по конфиденциальному раскрытию информации Alliance доступна 24 часа в сутки, чтобы сообщать о нарушениях или предполагаемых нарушениях закона и/или Программы соответствия, а также о проблемах с практикой персонала Alliance, таких как обвинения в дискриминации, преследованиях или плохом обращении. Кроме того, сотрудники могут использовать веб-сайт по конфиденциальному раскрытию информации Alliance.

БЕСПЛАТНАЯ ГОРЯЧАЯ ЛИНИЯ ПО РАСКРЫТИЮ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ

844-910-4228

ВЕБ-САЙТ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО РАСКРЫТИЯ

https://ccah.ethicspoint.com

Дополнительная информация об отчетности находится на странице Compliance Intranet. Альянс серьезно относится ко всем сообщениям о нарушениях или предполагаемых нарушениях и обязуется расследовать все сообщенные проблемы оперативно и конфиденциально, насколько это возможно.

Альянс также поддерживает механизм отчетности на своем общедоступном веб-сайте, который позволяет членам, сетевым провайдерам, субподрядчикам или любым другим лицам или организациям отправлять отчеты о несоблюдении требований, в том числе анонимные отчеты, если это необходимо.

МОНИТОРИНГ И АУДИТ ДЛЯ ВЫЯВЛЕНИЯ РИСКА НЕСООТВЕТСТВИЯ

Альянс проводит мониторинг и аудит для проверки и подтверждения эффективности Программы соответствия, чтобы гарантировать соответствие операций плана контрактным, правовым и нормативным требованиям, а также для выявления организационных зон риска Альянса. Это включает оценку делегированных субъектов — субподрядчиков и субподрядчиков нисходящего потока — на предмет соответствия стандартам в соответствии с Планом отчетности и соответствия делегирования.

Для соответствия нормативным и договорным требованиям Alliance проводит регулярный внутренний аудит в выявленных областях риска и регулярно отслеживает эффективность плана через Alliance Dashboard. Alliance также подлежит внешним аудитам со стороны федеральных и государственных агентств в связи с программой Medi-Cal и ее направлением деятельности IHSS.

Сотрудники отдела по соблюдению нормативных требований проводят оценку рисков соблюдения нормативных требований и разрабатывают план работы по внутреннему аудиту и мониторингу, определяя области, выбранные для аудита и мониторинга. Ежегодная оценка рисков соблюдения нормативных требований и план работы по внутреннему аудиту и мониторингу, а также существенные изменения, вызванные обострением проблем с соблюдением нормативных требований, возникающими рисками, результатами аудита или другими результатами сортировки, выявленными в рамках системы эскалации рисков отдела по соблюдению нормативных требований, рассматриваются и утверждаются Комитетом по соблюдению нормативных требований. Менеджер по соблюдению нормативных требований контролирует выполнение плана работы по внутреннему аудиту и мониторингу, обеспечивая проведение внутренних аудитов, выявление недостатков, подготовку отчетов и принятие корректирующих мер по мере необходимости.

ДИСЦИПЛИНАРНЫЕ СТАНДАРТЫ

Alliance не одобряет поведение, которое негативно влияет на работу, миссию или имидж Alliance. Alliance обеспечивает последовательное соблюдение стандартов, политик и процедур с помощью дисциплинарных механизмов. Любой сотрудник или подрядчик, нарушающий законы или правила (в зависимости от масштаба нарушения), будет подвергнут дисциплинарному взысканию вплоть до увольнения или расторжения контракта.

В случае обнаружения такой деятельности Альянс незамедлительно примет меры по устранению проблемы и может применить соответствующие дисциплинарные меры с учетом фактов и обстоятельств.

РЕАГИРОВАНИЕ НА ПРОБЛЕМЫ СОБЛЮДЕНИЯ ТРЕБОВАНИЙ

После подтверждения несоответствия конкретному стандарту или требованию Альянс предпримет соответствующие шаги для исправления ситуации и предотвращения повторных нарушений. Эти шаги могут включать в себя информирование соответствующих регулирующих органов об инциденте, переобучение персонала и внесение изменений в политику и процедуры Альянса с целью предотвращения повторения подобных случаев в будущем. Сотрудники отдела по соблюдению требований будут инициировать и документировать контроль за корректирующими действиями, чтобы гарантировать эффективное устранение случая несоответствия. Вопросы, соответствующие определенным критериям эскалации, передаются в Комитет по соблюдению требований для рассмотрения, определения направлений и контроля за корректирующими действиями.

История изменений:

ПРИЛОЖЕНИЕ A – ПОЛИТИКА И ПРОЦЕДУРЫ СОБЛЮДЕНИЯ ТРЕБОВАНИЙ