Especialista Administrativo Temporário

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Localização: Condado de Santa Cruz, Califórnia

SOBRE ESTA POSIÇÃO TEMPORÁRIA

Esta é uma posição temporária e a duração da atribuição é estimada em 3 meses. A duração da atribuição depende sempre da necessidade do negócio e as datas podem mudar. Embora a atribuição seja na Alliance, se selecionado, você seria um funcionário de uma agência de emprego temporário com a qual o conectaríamos.

POR QUE VOCÊ SERÁ RESPONSÁVEL

Reportando-se ao Diretor de Relações Governamentais, esta posição: 

• Desempenha funções administrativas de nível executivo em apoio ao Diretor Executivo (CEO) e ao Diretor de Relações Governamentais
• Fornece suporte de equipe para reuniões internas e externas

CANDIDATO IDEAL

• Profissional administrativo experiente com fortes habilidades de comunicação verbal e escrita
• Experiência com gerenciamento complexo de calendário 
• Adepto da coordenação e suporte de reuniões, incluindo criação de pautas, atas de reuniões, materiais de apresentação e configuração
• Força na antecipação de necessidades, tomada de iniciativa e gestão de prazos
• Presença profissional com capacidade de promover relações de trabalho eficazes e interagir diplomaticamente com indivíduos em todos os níveis da organização e com o público

O QUE VOCÊ PRECISA PARA TER SUCESSO

• Conhecimento de:
• Administração de escritório, procedimentos atuais de escritório e práticas comerciais padrão
• E proficiência avançada em sistemas de PC baseados em Windows e Microsoft Word, Outlook, PowerPoint e Excel, incluindo proficiência em tabelas dinâmicas e Abode Acrobat Professional
• Métodos de pesquisa, análise e relatórios
• Gramática, ortografia, pontuação e formato de correspondência comercial adequados
• Os princípios e práticas do atendimento ao cliente 
• Capacidade de:
  • Obtenha rapidamente uma compreensão geral de todas as operações da Aliança
  • Fornecer serviços de suporte administrativo de alta qualidade e produzir trabalho organizado, preciso e detalhado sob pressão de prazos
  • Responder às mudanças de prioridades e priorizar efetivamente várias tarefas
  • Antecipar necessidades e identificar e administrar prioridades operacionais concorrentes em um ambiente em mudança com criatividade e desenvoltura
  • Produzir e manter registros precisos e sistemas de arquivamento e rastreamento, e gerenciar informações de forma eficaz
  • Comunique-se de forma clara e eficaz com comitês, provedores, executivos, colegas de trabalho e o público
• Educação e experiência:
  • Grau de associado em negócios, administração de empresas ou área relacionada
  • Mínimo de sete anos de experiência administrativa, incluindo um mínimo de três anos de experiência em suporte administrativo de nível executivo em um ambiente governamental ou sem fins lucrativos, que incluiu gestão profissional de comitês e comunicações executivas (um diploma de bacharel pode substituir dois anos de experiência administrativa geral); ou uma combinação equivalente de educação e experiência pode ser qualificada

OUTRAS INFORMAÇÕES

• Estamos em um ambiente de trabalho híbrido e prevemos que o processo de entrevista ocorrerá remotamente via Microsoft Teams.
• Embora alguns funcionários possam trabalhar em regime de teletrabalho integral, será esperada a presença em eventos trimestrais da empresa ou em reuniões de departamento.
• Presença no escritório ou na comunidade pode ser necessária para algumas posições e depende da necessidade do negócio. Detalhes sobre isso podem ser revisados durante o processo de entrevista.
• Esta é uma posição temporária e não oferece os benefícios listados abaixo (é a linguagem padrão de nossas postagens de emprego regulares e não pode ser alterada ou removida).

A faixa de remuneração completa para esta posição está listada por local abaixo. 

A remuneração real para esta função será determinada pela nossa filosofia de remuneração, análise das qualificações do candidato selecionado (experiência direta ou transferível relacionada ao cargo, educação ou treinamento), bem como outros fatores (equidade interna, fatores de mercado e localização geográfica).

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