طرح انطباق اتحاد

هدف

برنامه انطباق اتحادیه مرکزی کالیفرنیا برای سلامت (اتحاد) تضمین می کند که سازمان و کارکنان آن مطابق با الزامات قراردادی، مقرراتی و قانونی عمل می کنند. اتحاد از طریق برنامه انطباق خود، عملیات تجاری خود را برای اطمینان از همسویی با این الزامات حفظ می کند. اتحاد برای جلوگیری و کشف رفتار مجرمانه دقت لازم را به کار می گیرد و در صورت لزوم، اقدامات اصلاحی را انجام می دهد تا اطمینان حاصل شود که عملیات تجاری خود با الزامات حاکم مطابقت دارد. اتحاد یک فرهنگ سازمانی را ترویج می کند که رفتار اخلاقی و تعهد به رعایت قانون را تشویق می کند. اتحاد گام‌های مناسبی برمی‌دارد تا اطمینان حاصل کند که کارکنان آن از الزامات آگاه هستند و به طور مداوم برای برآورده کردن آنها تلاش می‌کنند. برای حفظ استقلال، برنامه انطباق اتحاد مستقل از حوزه های عملیاتی و برنامه ای بدون ترس از عواقب شناسایی عدم انطباق عمل می کند.

در زیر شرحی از نحوه همسویی اتحاد با دستورالعمل‌های برنامه انطباق مؤثر و اخلاقی منتشر شده توسط کمیسیون مجازات ایالات متحده ارائه شده است.

خط‌مشی‌های مکتوب، رویه‌ها و استانداردهای رفتار

خط مشی ها و رویه ها تضمین می کند که اعضای هیئت مدیره، کارکنان و پیمانکاران، از جمله ارائه دهندگان شبکه، پیمانکاران فرعی و پیمانکاران فرعی پایین دستی، مسئولیت های خود را در انطباق با تعهدات قانونی و قراردادی و قوانین قابل اجرا درک کرده و انجام می دهند. اتحاد خط‌مشی‌ها و رویه‌هایی را حفظ می‌کند که نشان‌دهنده انطباق با الزامات مربوطه است و به‌روزرسانی‌هایی در صورت لزوم انجام می‌شود تا منعکس‌کننده همسویی با عملیات و الزامات در حال تغییر باشد. کارکنان بخش انطباق به طور مرتب تغییرات پیشنهادی در خط مشی ها و رویه ها را بررسی می کنند و به نیازهای شناسایی شده از طریق نظارت بر برنامه پاسخ می دهند. خط‌مشی‌ها و رویه‌ها در بخش‌های مربوطه ایجاد می‌شوند، از طریق فرآیند پذیرش خط‌مشی بررسی و تأیید می‌شوند. کارکنان انطباق از نرم‌افزار مدیریت انطباق استفاده می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که همه خط‌مشی‌های اتحاد حداقل سالیانه بازبینی و/یا بازنگری می‌شوند. خط‌مشی‌ها و رویه‌ها از طریق کتابخانه خط‌مشی اتحاد واقع در اینترانت در دسترس همه کارکنان است. .

بخش انطباق مجموعه‌ای از خط‌مشی‌ها را برای اجرای این طرح انطباق، از جمله، اما نه محدود به موارد زیر، حفظ می‌کند:

• خط‌مشی‌هایی که تعهدات اعضای هیئت‌مدیره، کارکنان و پیمانکاران طرح را برای حفظ محرمانه بودن اطلاعات بهداشتی محافظت شده (PHI) مطابق با الزامات قانون قابلیت حمل و پاسخگویی بیمه سلامت (HIPAA) و عملیات برنامه HIPAA توصیف می‌کند.
• خط‌مشی‌هایی که برنامه یکپارچگی برنامه اتحاد را توصیف می‌کنند، از جمله رویه‌های موجود برای پیشگیری، کشف، بررسی، و حل و فصل تقلب، اتلاف و سوء استفاده (FWA)؛
• سیاست های مربوط به گزارش، بررسی، و حل و فصل عدم انطباق؛
• سیاست های مربوط به نظارت بر نهادهای تفویض شده، از جمله پیمانکاران فرعی و پیمانکاران فرعی پایین دستی، و عملیات برنامه نظارت نمایندگان؛ و
• سیاست های مربوط به ممیزی های نظارتی و عملیات حسابرسی داخلی و برنامه نظارت

فهرست کامل سیاست‌های بخش انطباق را می‌توانید در اینجا بیابید پیوست اول.

علاوه بر این، طرح انطباق شامل یک کد رفتار است که در یک سند جداگانه گنجانده شده است که اعضای هیئت مدیره اتحاد، کارکنان و پیمانکاران را در انجام فعالیت های تجاری خود به شیوه ای حرفه ای، اخلاقی و قانونی راهنمایی می کند. اداره منابع انسانی نیز این انتظارات را در کتابچه راهنمای کارکنان خود منعکس می کند. این طرح انطباق و منشور رفتار علاوه بر در دسترس قرار گرفتن در اختیار کارکنان اتحاد، به صورت عمومی در شبکه داخلی اتحاد پست می شود.

ساختار و نظارت

هیئت حاکمه اتحاد - هیئت حاکمه اتحاد (هیئت مدیره) مسئول نظارت بر برنامه انطباق است. هیئت مدیره یک گزارش شفاهی از برنامه انطباق را کمتر از سالیانه دریافت و تصویب می کند و حداقل گزارش های کتبی سه ماهه در مورد فعالیت های انطباق را دریافت می کند. این گزارش ها شامل بررسی فعالیت های برنامه انطباق، نتایج ممیزی های داخلی و خارجی و گزارش سایر مسائل مربوط به انطباق است. برای اطمینان از اینکه هیئت مدیره از محتوا و عملکرد برنامه انطباق اتحاد آگاه است، هیئت آموزش های انطباق، از جمله آموزش پیشگیری از FWA را در انتصاب و هر سال پس از آن دریافت می کند. هیئت همچنین مسئول بررسی و تصویب بازنگری‌های برنامه انطباق و آیین‌نامه رفتار اتحاد است که حداقل سالانه انجام می‌شود.

مدیر اجرایی - مدیر اجرایی (CEO) بر برنامه انطباق نظارت می کند و در کمیته انطباق شرکت می کند. مدیر ارشد انطباق (CCO) مستقیماً به مدیر عامل گزارش می دهد.

کمیته انطباق - کمیته انطباق متشکل از مدیران و نمایندگان سطح ارشد از هر بخش است و توسط مدیر انطباق ریاست می شود. کمیته انطباق، CCO را هدایت می کند و در اجرای برنامه انطباق کمک می کند. کمیته انطباق حداقل هر سه ماه یکبار تشکیل جلسه می دهد و به هیئت مدیره گزارش می دهد. مسئولیت‌های اضافی کمیته انطباق شامل موارد زیر است، اما به آنها محدود نمی‌شود:

• بررسی اطلاعات مربوط به الزامات جدید یا تغییرات در الزامات موجود که توسط CCO، کارکنان بخش انطباق، یا کارکنان بخش روابط دولت ارائه شده است، و تعیین مراحل لازم برای اجرا، عملیات، و انطباق با الزامات.
• بررسی و تصویب ارزیابی ریسک انطباق سالانه که توسط کارکنان انطباق ایجاد شده و نظارت بر نتایج فعالیت‌های حسابرسی و نظارت مشخص شده در برنامه کاری ممیزی و نظارت داخلی؛
• بررسی گزارش های نظارت و ارزیابی بر اساس بازنگری مستمر سیاست ها و رویه ها و عملیات موجود؛
• بررسی سالانه و در صورت لزوم به روز رسانی آیین نامه رفتار و برنامه انطباق؛
• حصول اطمینان از اینکه آموزش و آموزش انطباق مؤثر و به طور مناسب تکمیل شده است.
• بررسی زمینه‌های عدم انطباق و توسعه اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه مناسب برای جلوگیری یا کاهش نگرانی‌های مربوط به انطباق، از جمله نظارت بر CAP‌های اعمال‌شده توسط تنظیم‌کننده‌ها؛
• بررسی نهادهای تفویض شده، از جمله پیمانکاران فرعی اتحاد و پیمانکاران فرعی پایین دستی، برای اطمینان از اینکه عملکرد آنها در مورد وظایف تفویض شده مطابق با تعهدات قراردادی، قانونی، و مقرراتی و استانداردهای اتحاد است.
• نظارت بر فعالیت یکپارچگی برنامه اتحاد برای اطمینان از اینکه سازمان مانع، شناسایی، بررسی و حل و فصل FWA بالقوه و/یا بالفعل، هم در داخل و هم در خارج می‌شود. و
• اطمینان از اجرای پادمان‌های مناسب از جمله سیاست‌ها و رویه‌های اداری برای محافظت از محرمانه بودن PHI و اطمینان از انطباق با الزامات HIPAA.

علاوه بر کمیته انطباق، اتحاد کمیته های دیگری نیز دارد که بر تعهدات قراردادی، قانونی و نظارتی آن نظارت می کنند، از جمله موارد زیر:

کمیته ارتقای کیفیت و عدالت سلامت

کمیته بهبود کیفیت و عدالت سلامت (QIHEC) پیشرفت در برنامه کاری بهبود کیفیت را نظارت می کند، بر فعالیت های مدیریت بهره برداری نظارت می کند و گزارش هایی را از کمیته داروسازی و درمانی دریافت می کند. علاوه بر این، کمیته بر فعالیت‌های طرح‌های مختلف از جمله: مشوق‌های مبتنی بر مراقبت، نتایج HEDIS، تجزیه و تحلیل و مداخلات پیشنهادی، مدیریت بیماری و برنامه‌های آموزشی، ابتکارات فرهنگی و زبانی، شکایات و مسائل بالقوه کیفیت، پروژه‌های استفاده از بخش اورژانس، و بررسی سالانه نظارت می‌کند. دستورالعمل های بهداشت پیشگیرانه اتحاد QIHEC فعالیت های خود را به طور منظم به هیئت مدیره گزارش می دهد.

کمیته بررسی شکایات کارکنان

کمیته بررسی شکایات کارکنان (SGRC) به موقع بودن و مناسب بودن تحقیق را برای حل و فصل شکایات اعضا و اختلافات ارائه دهندگان نظارت می کند. علاوه بر این، SGRC رسیدگی به تمام پرونده های شکایت را برای انطباق قانونی، مقرراتی و قراردادی و مدیریت بهبود مستمر کیفیت نظارت می کند. SGRC فعالیت های خود را به طور منظم به کارگروه و هیئت مدیره بهبود کیفیت بالینی بین رشته ای گزارش می دهد.

افسر ارشد انطباق - CCO، تحت هدایت مدیر عامل، برنامه انطباق را در حمایت از اهداف اتحاد هدایت می کند، رهبری اجرایی را در توسعه، اجرا، و نظارت بر برنامه انطباق اتحاد ارائه می دهد، و به عنوان افسر حریم خصوصی HIPAA و افسر پیشگیری از تقلب عمل می کند. CCO یک رابطه گزارش دهی مستقیم با هیئت مدیره دارد و گزارش های معمول و به روز رسانی را در مورد فعالیت های برنامه انطباق به هیئت ارائه می کند. CCO مسئول نظارت بر اجرای برنامه انطباق، از جمله تعریف ساختار برنامه، الزامات آموزشی، سازوکارهای گزارش و شکایت، رویه‌های پاسخ و اصلاح، و انتظارات انطباق کلیه کارکنان و پیمانکاران است. در صورتی که CCO در دسترس نباشد، مدیر انطباق به‌عنوان مسئول انطباق پشتیبان، افسر حریم خصوصی و افسر پیشگیری از تقلب عمل می‌کند. CCO با هماهنگی کمیته انطباق و کارکنان، انجام فعالیت های زیر را تضمین می کند:

• اطمینان از اینکه به روز رسانی های برنامه انطباق به مدیر عامل و هیئت مدیره به صورت دوره ای ارائه می شود.
• اطمینان از اینکه برنامه های انطباق اتحاد، از جمله برنامه نظارت نمایندگان، برنامه HIPAA، برنامه ممیزی داخلی و نظارت، و برنامه یکپارچگی برنامه از الزامات مربوطه ایالتی و فدرال پیروی می کنند، به نیازهای اتحاد پاسخ می دهند و در شناسایی و کاهش خطر انطباق موثر هستند. ;
• حصول اطمینان از وجود فرآیندها و مکانیسم‌های گزارش‌دهی که کارکنان را تشویق می‌کند تا عدم انطباق، مشکوک به FWA یا سایر تخلفات را بدون ترس از تلافی گزارش کنند.
• حصول اطمینان از وجود آموزش مؤثر برای انطباق و آگاهی کارکنان از برنامه انطباق، آیین نامه رفتار، و کلیه الزامات قانونی و مقرراتی قابل اجرا؛
• حصول اطمینان از برقراری فرآیندهای مؤثر برای برقراری ارتباط دو طرفه بین بخش انطباق و کارکنان اتحاد به گونه‌ای که کارکنان از الزامات جدید و در حال تغییر آگاه باشند و در مورد نحوه گزارش عدم انطباق، مشکوک به FWA یا سایر تخلفات بدون ترس از انتقام آگاه باشند. و
• حصول اطمینان از اجرای برنامه‌های اقدام اصلاحی (CAPs) زمانی که عدم انطباق شناسایی می‌شود و CAPها به طور موثر علت اصلی شناسایی شده را برطرف می‌کنند.

مدیر انطباق - مدیر انطباق، تحت هدایت CCO، برنامه انطباق را در حمایت از اهداف اتحاد اجرا و نظارت می کند، عملکرد انطباق اتحاد را هدایت می کند، و ریاست کمیته انطباق را بر عهده دارد. مدیر انطباق مسئول اجرای برنامه انطباق است، از جمله حصول اطمینان از اجرای طرح انطباق، حفظ مکانیسم های گزارش و شکایت، هدایت رویه های پاسخ و اصلاح، و توصیه بازنگری در برنامه انطباق برای رفع نیاز سازمانی. مدیر انطباق، با هماهنگی کمیته انطباق و کارکنان، از انجام فعالیت های زیر اطمینان حاصل می کند:

• هدایت و نظارت بر برنامه های انطباق اتحاد، از جمله برنامه نظارت نمایندگان، برنامه HIPAA، برنامه ممیزی داخلی و نظارت، و برنامه یکپارچگی برنامه برای اطمینان از همسویی با اهداف اعلام شده CCO.
• تعامل با واحدهای عملیاتی شرکت و درگیر بودن و آگاهی از فعالیت های تجاری روزانه.
• حفظ فرآیندهایی که کارکنان را تشویق می کند تا نگرانی های بالقوه مربوط به انطباق را بدون ترس از تلافی گزارش کنند.
• حصول اطمینان از حل شدن گزارش‌های موارد احتمالی FWA، افشای PHI و عدم انطباق، از جمله نظارت بر تحقیقات داخلی و توسعه اقدامات اصلاحی یا انضباطی، در صورت لزوم.
• نگهداری اسناد برای هر گزارش عدم انطباق بالقوه یا FWA دریافت شده؛
• با مشارکت بخش آموزش و توسعه اتحاد، برنامه‌های آموزشی را برای اطمینان از آگاهی کارکنان از برنامه انطباق، کد رفتار، و کلیه الزامات قانونی و نظارتی قابل اجرا، ایجاد می‌کند.
• حفظ مکانیسم گزارش انطباق و شروع ممیزی از طریق برنامه ممیزی داخلی و نظارت، بخش‌های عملیاتی و عملکرد یکپارچگی برنامه، در صورت لزوم؛
• حصول اطمینان از اینکه اتحاد با افراد مستثنی شده از مشارکت در برنامه های فدرال استخدام یا قرارداد نمی بندد. این وظیفه به بخش منابع انسانی اتحاد، بخش خدمات ارائه دهنده و واحد قراردادهای اداری واگذار شده است. و
• نظارت بر توسعه و اجرای CAPs.

مدیر انطباق - مدیر انطباق به مدیر انطباق گزارش می دهد و مسئول مدیریت فعالیت های روزانه عملکردهای اصلی برنامه انطباق، از جمله برنامه HIPAA، برنامه حسابرسی داخلی و نظارت، برنامه یکپارچگی برنامه، و برنامه نظارت نمایندگان است.

متخصصان انطباق - متخصصان انطباق مسئول انجام کارهای عملیاتی روزانه مربوط به اجرای برنامه HIPAA، برنامه یکپارچگی برنامه، برنامه نظارت نمایندگان، و برنامه ممیزی و نظارت داخلی هستند. متخصصان انطباق همچنین مسئول مدیریت ممیزی‌های نظارتی، از جمله درخواست‌ها و تدارکات اسناد پیش از محل و محل، و هماهنگی هرگونه CAP مورد نیاز هستند. ممکن است وظایف دیگری در صورت لزوم تعیین شود.

مدیر امور رگولاتوری- مدیر امور رگولاتوری به مدیر انطباق گزارش می دهد و مسئول مدیریت فعالیت های روزمره عملکرد امور نظارتی اتحاد است که شامل تجزیه و تحلیل و نظارت بر سیاست، قوانین و مقررات ایالتی و فدرال است که بر اتحاد تأثیر می گذارد. حفظ سیستم ها و رویه ها برای دریافت، ارزیابی و اجرای سیاست های نظارتی و اطلاعات قانونی؛ و حصول اطمینان از ارائه گزارش به موقع و دقیق برنامه به تنظیم کننده ها.

متخصصان امور رگولاتوری - متخصصان امور نظارتی مسئول انجام کارهای عملیاتی روزانه مربوط به اجرای الزامات جدید، توسعه و نگهداری خط مشی، گزارشات نظارتی و تشکیل پرونده های نظارتی هستند. ممکن است وظایف دیگری در صورت لزوم تعیین شود.

مدیر روابط دولت - مدیر روابط دولت، مسئول اصلی برنامه بهداشتی است که با نهادهای نظارتی و دولتی خارجی در تماس است. مدیر روابط دولت الزامات قانونی، مقرراتی و قراردادی را برای شناسایی سیاست‌ها، استانداردها، قوانین و مقررات جدید یا در حال تغییر که ممکن است بر عملیات طرح تأثیر بگذارد نظارت می‌کند و اطمینان می‌دهد که این موارد برای بررسی و اجرا به بخش‌های مربوطه ارائه می‌شوند.

آموزش و پرورش

به عنوان بخشی از جهت گیری و آموزش، کارکنان اتحاد از تعهد اتحاد به رعایت استانداردهای قراردادی، نظارتی و قانونی مطلع می شوند. کارمندان جدید آموزش های عمومی را برای انطباق می بینند و یک نسخه از برنامه انطباق، کد رفتار، و خط مشی ها و رویه های مربوط به مسئولیت های شغلی آن فرد، در صورت لزوم، دریافت می کنند.

آموزش‌های انطباق عمومی از طریق Alliance Learning Center (ALC)، یک ماژول آموزشی مبتنی بر وب، برای همه کارکنان پس از استخدام اولیه انجام می‌شود. واحد یادگیری و توسعه تضمین می کند که همه کارمندان در طی 90 روز از تاریخ استخدام و پس از آن سالانه در مورد آیین نامه رفتار و برنامه انطباق اتحاد آموزش دیده اند.

کارکنان در مورد منشور رفتار و برنامه انطباق اتحاد آموزش دیده اند، از جمله:

• خط مشی ها و رویه های مربوط به وظایف شغلی آنها برای اطمینان از انطباق با الزامات؛
• عملکرد یکپارچگی برنامه اتحاد، از جمله اطلاعات مربوط به قانون ادعاهای نادرست و قانون ضد بدبختی؛
• آموزش انطباق با HIPAA، با تاکید بر محرمانه بودن PHI.
• مروری بر مسائل مربوط به انطباق و نحوه گزارش عدم انطباق بالقوه یا FWA؛ و
• نحوه گزارش عدم انطباق مشکوک با قانون یا خط مشی به کارکنان بخش انطباق.

برای سنجش اثربخشی این آموزش، کارکنان موظفند یک پیش آزمون قبل از ماژول آموزشی خاص و یک پس آزمون پس از اتمام آموزش انجام دهند. نتایج این آزمایش ها نشان دهنده درک افزایش یافته از برنامه انطباق اتحاد از طریق آموزش موثر است. کارکنان برای تکمیل ماژول آموزشی باید در پس آزمون نمره قبولی 80% را کسب کنند.

اعضای هیئت مدیره یک نسخه از برنامه انطباق، کد رفتار، و خط مشی ها و رویه های مربوط به انتصاب خود را به عنوان بخشی از جهت گیری خود دریافت می کنند. بعلاوه، اعضای هیئت مدیره آموزش های عمومی انطباق، از جمله آموزش پیشگیری از FWA را به عنوان بخشی از جهت گیری خود و پس از آن به صورت سالانه دریافت می کنند.

کارکنان انطباق همچنین گزارش‌ها را به‌طور مستمر نظارت می‌کنند تا از انجام آموزش‌های مورد نیاز زیر اطمینان حاصل کنند:

• برای کارکنان خدمات اعضا، آموزش باید خط مشی ها و رویه های اتحاد را پوشش دهد. خدمات مورد نیاز قراردادی برای همه اعضا؛ نحوه استفاده از خدمات در برنامه Medi-Cal. نحوه دسترسی به خدمات حک شده؛ نحوه به دست آوردن ارجاع به منابع جامعه؛ چگونه به اعضای دارای معلولیت و شرایط مزمن کمک کنیم. و آموزش تنوع، برابری و شمول (DEI).
• برای کارکنانی که تعهدات خود را بر اساس تفاهم نامه ها انجام می دهند، آموزش باید نحوه طرح شکایات و نحوه حل و فصل اختلافات بین طرفین در این تفاهم نامه را پوشش دهد.
• برای ارائه دهندگان شبکه، آموزش شامل مروری بر برنامه مراقبت مدیریت شده Medi-Cal است. خدمات تحت پوشش، خط مشی ها و رویه های پروتکل های بالینی حاکم بر مجوز قبلی و مدیریت استفاده؛ نحوه مراجعه و هماهنگی مراقبت برای خدمات حک شده؛ خدمات مراقبت های بهداشتی پیشگیرانه از جمله غربالگری دوره ای اولیه، تشخیص و آزمایش (EPSDT)؛ سوابق پزشکی و الزامات کدگذاری؛ الزامات برنامه مدیریت سلامت جمعیت؛ دسترسی اعضا، از جمله استانداردهای زمان انتظار قرار ملاقات، دسترسی به تلفن، خدمات ترجمه و دسترسی به زبان؛ روش های به اشتراک گذاری امن داده ها؛ حقوق اعضا؛ آموزش DEI؛ و دستورالعمل های مراقبت های بهداشتی پیشرفته.

خطوط ارتباطی موثر

اتحاد مکانیسم‌های رسمی و معمولی ارتباطی در دسترس کارکنان، پیمانکاران و اعضا دارد. اتحاد از طریق جلسات و فرآیندهای مختلف، از جمله جلسات هیئت مدیره، جلسات کمیته انطباق، کمیته عملیات، فرآیند بررسی قرارداد اداری، فرآیند پذیرش خط مشی، مجامع همه کارکنان، جلسات منظم بخش، جلسات کمیته داخلی، و ارائه دهنده و ارتباطات اعضا. علاوه بر این، اطلاعات از طریق توزیع ایمیل، وب سایت های داخلی و خارجی، گزارش ها، خبرنامه ها و کتابچه های راهنما به اعضای هیئت مدیره، کارکنان، پیمانکاران و اعضا منتقل می شود.

خط‌مشی‌ها و رویه‌ها تضمین می‌کنند که کارکنان، مسئولیت‌های خود را در انطباق با موقعیت‌های خود و قوانین قابل اجرا درک کرده و انجام می‌دهند. اعضای کارکنان مسئول پیروی از سیاست ها و رویه های مربوط به شرح وظایف هستند و پیمانکاران نیز مسئول رعایت تعهدات قراردادی خود هستند.

اتحاد انتظار دارد که همه اعضای هیئت مدیره، کارمندان و پیمانکاران مسائل مربوط به انطباق از جمله رفتارهای ناسازگار، غیراخلاقی و/یا غیرقانونی را گزارش کنند. همه مسائل مربوط به انطباق در مورد نگرانی های بالقوه FWA یا HIPAA باید فوراً برای بررسی توسط کارکنان بخش انطباق به بخش انطباق گزارش شود. گزارش‌های عدم انطباق با استانداردها، در صورت لزوم توسط سرپرستان و/یا کارکنان بخش انطباق و رهبری بررسی می‌شوند و در صورت لزوم به کمیته انطباق ارجاع می‌شوند. کمیته انطباق این گزارش ها را بررسی می کند و اطمینان می دهد که اقدامات اصلاحی برای اثربخشی اجرا و نظارت می شود.

اتحاد کارکنان را تشویق می کند که مستقیماً در مورد مسائل با سرپرست یا مدیر خود، کارکنان بخش انطباق، مدیر منابع انسانی، یا مدیر ارشد اداری صحبت کنند. اگر کارکنان در گزارش مستقیم نگرانی‌های خود احساس راحتی نکنند، ممکن است این کار را به‌طور ناشناس از طریق خط تماس افشای محرمانه انجام دهند. کارکنان می توانند مطمئن باشند که ممکن است مسائل مربوط به انطباق یا نگرانی ها را بدون خطر تلافی گزارش کنند. اتحاد یک سیاست تحمل صفر برای تلافی یا تلافی علیه هر کارمندی که با حسن نیت گزارش تخلف مشکوک را دارد، دارد.

خط تلفن افشای محرمانه اتحاد 24 ساعت شبانه روز برای گزارش تخلفات، یا موارد مشکوک به نقض قانون و/یا برنامه انطباق و همچنین نگرانی‌های مربوط به شیوه‌های پرسنل اتحاد، مانند ادعاهای تبعیض، آزار و اذیت یا برخورد نامناسب در دسترس است. علاوه بر این، کارکنان ممکن است از وب سایت افشای محرمانه اتحاد استفاده کنند.

تلفن تماس رایگان افشای محرمانه

844-910-4228

وب سایت افشای محرمانه

https://ccah.ethicspoint.com

اطلاعات گزارش اضافی در صفحه اینترانت Compliance قرار دارد. اتحاد همه گزارش‌های مربوط به نقض یا تخلفات مشکوک را جدی می‌گیرد و متعهد است که تمام نگرانی‌های گزارش‌شده را تا حد امکان به‌سرعت و محرمانه بررسی کند.

اتحاد همچنین یک مکانیسم گزارش دهی در وب سایت عمومی خود دارد که به اعضا، ارائه دهندگان شبکه، پیمانکاران فرعی، یا هر شخص یا نهاد دیگری اجازه می دهد تا گزارش های عدم انطباق، از جمله گزارش های ناشناس را در صورت تمایل ارائه کنند.

نظارت و حسابرسی برای شناسایی خطر انطباق

اتحاد فعالیت‌های نظارت و ممیزی را برای آزمایش و تأیید اثربخشی برنامه انطباق انجام می‌دهد تا اطمینان حاصل کند که عملیات طرح با الزامات قراردادی، قانونی و مقرراتی مطابقت دارد و حوزه‌های خطر سازمانی اتحاد را شناسایی می‌کند. این شامل ارزیابی نهادهای تفویض شده - پیمانکاران فرعی و پیمانکاران فرعی پایین دستی - برای انطباق با استانداردها، مطابق با گزارش تفویض اختیار و طرح انطباق است.

برای رعایت الزامات قانونی و قراردادی، اتحاد حسابرسی داخلی معمولی را در حوزه‌های خطر شناسایی شده انجام می‌دهد و به طور معمول عملکرد طرح را از طریق داشبورد اتحاد نظارت می‌کند. اتحاد همچنین در ارتباط با برنامه Medi-Cal و خط تجارت IHSS آن توسط آژانس های فدرال و ایالتی تحت ممیزی های خارجی است.

سالانه، کارکنان بخش انطباق یک ارزیابی ریسک انطباق را انجام می‌دهند و یک برنامه کاری نظارت و ممیزی داخلی ایجاد می‌کنند که مناطق خطر شناسایی شده را برای حسابرسی داخلی مشخص می‌کند. مدیر انطباق بر برنامه کاری ممیزی داخلی و نظارت نظارت می کند و اطمینان حاصل می کند که ممیزی های داخلی انجام می شود، نقص ها شناسایی می شوند، گزارش ها تهیه می شوند و اقدامات اصلاحی در صورت لزوم انجام می شود.

استانداردهای انضباطی

اتحاد هیچ رفتاری را که بر عملیات، مأموریت یا تصویر اتحاد تأثیر منفی بگذارد، نمی پذیرد. اتحاد تضمین می‌کند که استانداردها و سیاست‌ها و رویه‌ها به طور مداوم از طریق مکانیسم‌های انضباطی اجرا می‌شوند. هر کارمند یا پیمانکاری که به نقض قوانین یا مقررات (بسته به میزان تخلف) مبادرت ورزد، تا پایان و از جمله فسخ کار یا قراردادشان تنبیه خواهد شد.

در صورت کشف چنین فعالیتی، اتحاد اقدام سریعی را برای اصلاح مشکل انجام خواهد داد و ممکن است با توجه به حقایق و شرایط، اقدامات انضباطی مناسبی را اعمال کند.

پاسخ به مسائل مربوط به انطباق

پس از تأیید عدم انطباق با یک استاندارد یا الزام خاص، اتحاد اقدامات لازم را برای اصلاح و جلوگیری از تکرار عدم انطباق انجام خواهد داد. این مراحل ممکن است شامل افشای حادثه برای آژانس های نظارتی قابل اجرا، بازآموزی کارکنان، و اصلاح سیاست ها و رویه های اتحاد در تلاش برای جلوگیری از تکرار در آینده باشد. کارکنان انطباق، نظارت بر اقدامات اصلاحی را برای اطمینان از کاهش مؤثر موارد عدم انطباق، آغاز کرده و مستندسازی خواهند کرد. موضوعات ممکن است برای بحث در کمیته انطباق مطرح شود و کمیته انطباق مسئولیت اطمینان از اصلاح مسائل را بر عهده دارد.

تاریخچه تجدید نظر:

ضمیمه الف - سیاست ها و رویه های انطباق