Tờ Mẹo Thực hành Tốt nhất để Giảm Bệnh nhân Vắng mặt

Theo Hiệp hội Quản lý Tập đoàn Y tế (MGMA), các hoạt động y tế có tỷ lệ vắng mặt trung bình từ 5 đến 7%.¹. Những cuộc hẹn bị bỏ lỡ này gây tốn kém cho các phòng khám. Các phòng khám có thể không loại bỏ được tình trạng vắng mặt, nhưng có nhiều cách để giảm tình trạng vắng mặt và tác động tiêu cực đến các phòng khám.

Các cuộc hẹn được lên lịch càng dài và bệnh nhân phải chờ để được khám thì có nhiều khả năng tìm được dịch vụ chăm sóc từ nhà cung cấp khác, Khoa Cấp cứu hoặc Trung tâm Chăm sóc Khẩn cấp. Trong những trường hợp này, nhiều bệnh nhân không gọi điện để hủy các cuộc hẹn trong tương lai hoặc vắng mặt vì họ đã được khám ở nơi khác. Xem Liên minh Bộ công cụ đo mức độ hài lòng của thành viên để biết thêm thông tin về cách tiếp cận dịch vụ chăm sóc kịp thời cho các cuộc hẹn khám định kỳ và khẩn cấp.

Điều này cho phép có sẵn các cuộc hẹn không cần hẹn trước và các cuộc hẹn cho các cuộc hẹn khẩn cấp/cấp tính (ví dụ như nhiễm trùng tai hoặc viêm họng liên cầu khuẩn).

Nhấn mạnh tầm quan trọng của việc bệnh nhân đến đúng hẹn. Một ví dụ (khi nói chuyện với bệnh nhân qua điện thoại):

“John, tôi đã lên lịch cuộc hẹn của bạn vào (chèn ngày) vào (chèn thời gian) với (tên nhà cung cấp) tại (địa điểm phòng khám) của chúng tôi. Xin nhắc lại, điều quan trọng là bạn phải tham dự cuộc hẹn của mình. Nếu bạn cần dời lại hoặc hủy cuộc hẹn, vui lòng gọi cho chúng tôi theo số (điền số điện thoại). Điều này sẽ cho phép chúng tôi lên lịch khám cho một bệnh nhân cần được khám.”

Nhắc nhở bệnh nhân của bạn trước giờ hẹn (qua điện thoại, email và/hoặc tin nhắn) sẽ giúp họ có cơ hội xác nhận hoặc lên lịch lại cuộc hẹn một cách kịp thời.

Phân công một nhân viên nhắc nhở bệnh nhân về các cuộc hẹn của họ 48 giờ trước và cùng ngày. Hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ nhắc nhở cuộc hẹn tự động cho phòng khám của bạn.

Nếu bạn có các cuộc hẹn chưa được xác nhận, hãy gọi cho những bệnh nhân đó vào ngày để xác nhận. Điều này cho phép bạn mở lịch trình của mình để khám cho một bệnh nhân khác. Xem Bộ công cụ đo mức độ hài lòng của thành viên để biết thêm lời khuyên về lập kế hoạch trước chuyến thăm.

Nếu một bệnh nhân có lịch sử vắng mặt, hãy đặt lịch hẹn gấp đôi để cho phép một bệnh nhân khác được khám trong thời gian này nếu họ không đến cuộc hẹn. Nếu bệnh nhân có lịch sử vắng mặt đến theo lịch hẹn, hãy nhờ một thành viên khác trong nhóm chăm sóc chăm sóc họ hoặc để y tá phân loại nếu họ không thể gặp nhà cung cấp dịch vụ của mình.

 “Thử thách” lịch trình đang di chuyển xung quanh các cuộc hẹn khi bệnh nhân đến để đảm bảo tất cả bệnh nhân đều được khám. Nghệ thuật “tetrising” là xem xét lịch trình và đưa ra hành động phù hợp trong thời gian thực. Yêu cầu điều phối viên lập kế hoạch di chuyển các cuộc hẹn trong (các) lịch trình, để cho phép nắm bắt kịp thời các cơ hội bị bỏ lỡ và tăng khả năng tiếp cận bệnh nhân. 

Ví dụ: cuộc hẹn lúc 10:15 sáng của bạn đến sớm 15 phút và nếu bệnh nhân lúc 10:00 sáng đến muộn, hãy cho phép bệnh nhân lúc 10:15 sáng được khám trước. Bệnh nhân đến muộn bây giờ sẽ được khám vào lúc 10:15 sáng.

Hợp tác với bệnh nhân để tìm hiểu lý do tại sao họ không đến các cuộc hẹn và hỗ trợ ngăn ngừa việc vắng mặt trong tương lai. Ví dụ:

• Giới thiệu những bệnh nhân gặp khó khăn về vận chuyển đến Điều phối viên Vận tải của Alliance theo số 1-800-700-3874 ext. 5577; dịch vụ này không được chi trả cho các địa điểm hoặc cuộc hẹn không liên quan đến y tế không cần thiết về mặt y tế.
• Định tuyến các cuộc gọi ngoài giờ cho các thành viên Liên minh tới Đường dây Tư vấn Y tá của Alliance: 1 (844) 971-8907.
• Ghi chú vào lịch trình nếu bệnh nhân cần thêm một cuộc gọi nhắc nhở.
• Gọi ngay cho bệnh nhân để đăng ký (bạn có thể hỏi xem họ có đến muộn không) và đặt lịch lại cho họ.

Bạn có biết rằng bạn có thể báo cáo khi một thành viên Liên minh vắng mặt tại phòng khám của bạn không? Một trong những Đại diện Dịch vụ Thành viên của chúng tôi có thể liên hệ với các thành viên của chúng tôi. Bạn có thể gửi biểu mẫu này thông qua chúng tôi Cổng thông tin nhà cung cấp.